En más de una ocasión, en esta misma sección os hemos contado que la Transformación Digital que hemos vivido ha impactado más de lo que pensamos en nuestro día a día. Entre otras cosas, ha cambiado de arriba abajo nuestra manera de comunicarnos, la forma de trabajar (rapidez, adaptabilidad, herramientas TIC’S…), ha traído consigo la eliminación de barreras espaciales y de tiempo.
Centrándonos en los entornos laborales, hoy os queremos hablar de las reuniones digitales, las cuales han sido posibles gracias a la Transformación Digital.
¿Pero, qué son las reuniones digitales?
Podemos definirlas como conversaciones en directo realizadas mediante un dispositivo con cámara y audio incorporado y conexión a Internet. Ciertas personas concluyen que han hecho desaparecer los límites de espacio y de tiempo, considerando que estas reuniones son mucho más rentables (por no generarse gastos de desplazamiento y tiempo).
Consejos clave:
Aún así, por mucho que cada día sean más frecuentes, ¿creéis que estamos listos/as para llevar a cabo una reunión virtual con fundamento?
Si la respuesta es negativa, aquí os dejamos 5 consejos clave que os pueden ser de gran utilidad:
- PREPARACIÓN: realizar una prueba de sonido y audio, como mínimo 30 minutos antes de la reunión. En el caso de identificar algún problema, tendremos margen para solventarlo; además, ese tiempo puede ser de gran utilidad para ordenar el espacio que se verá proyectado a través de la pantalla.
- PRUEBA FINAL: al llegar la hora de la reunión, deberíamos hacer una prueba final. En ella, deberíamos valorar si escuchamos y vemos bien a la otra parte, y viceversa.
- DEFINIR ROLES: una vez comprobados todos los aspectos técnicos, habrá llegado el momento de acordar roles de manera conjunta. Entre los roles, será indispensable definir la persona que actuará como moderadora y especificar las reglas del juego para participar y establecer turnos.
- COMUNICACIÓN NO VERBAL: al ser una reunión virtual, deberíamos asegurarnos de que la otra parte recibe tal y como queremos el mensaje emitido. Es por ello que tenemos que cuidar al máximo ciertos detalles como la empatía, los gestos utilizados, el ritmo y espacios a la hora de hablar…
- CIERRE: finalmente, no se nos puede olvidar dar un buen final a la reunión. Para ello, la persona que ha realizado las labores de moderación, tiene que repasar el guión realizado con anterioridad, analizar los acuerdos tomados y definir los siguientes pasos o funciones a desarrollar. En lugar de terminar deprisa y corriendo, habrá que tomarse un tiempo para finalizar la reunión con tranquilidad y agradecer la participación a la otra parte.
Tras comentar los consejos clave, nos gustaría citar algunas herramientas que tenemos a nuestro alcance, las cuales nos permitirán realizar reuniones virtuales. Sabemos de sobra que la más utilizada y conocida es la herramienta Skype, pero de todas maneras aquí os proponemos otras opciones: Apper.in, Webex, videolink2.me… (la mayoría son gratuitas, alguna de ellas no requieren de registro, ciertas nos permitirán realizar reuniones grupales con más de dos partes…) .