Esta entrada del blog parece bastante tonta, pero te diré la verdad: estoy harto de recibir mensajes de correo electrónico sin sentido, o a los que no sé cómo debo responder.
Vaya por delante que soy bastante alemán con las formas de hacer. Por supuesto, estos consejos pueden aplicarse de manera desigual dependiendo de la persona receptora.
Estructura principal
En tu época de estudiante aprendiste a estructurar cuentos, ¿verdad? Pues la estructura de los mensajes de correo electrónico es parecida: cabecera, cuerpo del mensaje y pie de mensaje. Vamos a analizarlos individualmente, porque cada parte tiene su jugo.
Cabecera
Los primeros elementos que verá la persona receptora se sitúan en esta parte del mensaje; tiene una gran importancia, ya que esto condicionará si el mensaje se abre o no.
Elementos principales y temas a tener en cuenta:
- Asunto:
- Debemos hablar del contenido del mensaje de manera breve.
- Si es posible, intenta escribir una única frase de menos de 50 caracteres.
- Intenta introducir palabras clave como por ejemplo: factura, duda, presupuesto, problema, urgente, documentación…
- Nombre y dirección de correo electrónico de la persona que remite el mensaje:
- La dirección debería dar información acerca de la persona que remite el mensaje. Evita direcciones como no-reply@nombredelaempresa.eus o nombredelaempresa@nombredelaempresa.eus.
- Y siempre, siempre, proporciona una manera de responder a ese mensaje.
- Dirección de la persona o personas que recibirán el mensaje:
- Si vas a enviar el mensaje a más de una persona, ¡cuidado! Deberías utilizar la copia oculta (BCC) si quieres que no vean mutuamente sus direcciones.
Cuerpo del mensaje
El jugo del mensaje está en el cuerpo. Varios consejos para estructurar esta parte:
- Intenta que el aspecto sea atractivo y que el objetivo quede claro. Organiza el contenido dependiendo de la importancia, utilizando diferentes tamaños de letra o negritas. Recuerda que estás escribiendo un mensaje de correo electrónico; no te pases a la hora de combinar colores y tipografías.
- ¿Qué debo hacer con este mensaje? Debe quedar claro si esperas que se responda, si esperas alguna documentación de vuelta, si hay un plazo para responder… Los verbos ayudan en esto: responde, envía, avisa, rellena la encuesta, descarga, …
- Si es posible, facilita la acción a realizar. Por ejemplo, si haces referencia a un sitio web, incluye su vínculo.
Pie del mensaje
Si has conseguido que la persona receptora abra y lea el mensaje completo, el pie de mensaje servirá para cerrarlo apropiadamente. En un principio, esta parte se repetirá en todos tus mensajes.
¿Qué podemos incluir en esta parte?
- La firma con la información de contacto. Debería mostrar todas aquellas formas de contacto que tiene a su disposición la persona receptora.
- Si estás enviando el mensaje a una lista, una forma de deshacer la subscripción.
- Notas legales. Si el mensaje tiene un objetivo comercial, es recomendable incluir información acerca de la política de protección de datos y la confidencialidad, aunque la ley no nos obligue a ello.
… y un extra
¡Mantén los hilos, por favor! Los hilos se crearon para posibilitar conversaciones ordenadas. Es suficiente que una de las personas receptoras utilice mal el hilo para que este pierda su sentido y ocurran malentendidos con la información.
Imagen: Diana Akhmetianova