Espacios Coworking, oficinas improvisadas, espacios de trabajo que durante la noche se convierten en dormitorios… opciones mil, a la vez que realidades. En este año 2016 en el que estamos, cada vez es más común encontrarnos con personas o entidades que trabajan de esta manera. Llevan a cabo actividades innovadoras, interesantes, de esas que cuentan con mucha ilusión pero que al mismo tiempo son difíciles de gestionar.
Normalmente detrás de una idea o proyecto novedoso nos solemos encontrar con personas valientes, capaces de desarrollar trabajos increíbles dentro de su ámbito de trabajo y que cuentan con el punto fuerte de hacer frente a todo lo que les echen.
Toda aquella persona que se encuentre frente a esta situación, sabrá de sobra que para que el proyecto vaya hacia adelante será necesario trabajar otros aspectos transversales. Como, por ejemplo, el modo de comunicación y desarrollar negocios con la clientela y proveedores, capacidad para escuchar, entender y ofrecer al público lo que busca, fijar un horario y aprender a respetarlo, saber ganarse la confianza de las demás personas y trabajar la propia, acertar con el modo de gestionar todos los proyectos que vayan surgiendo…
A pesar de que trabajar en conjunto todas estos aspectos es vital, en este post hemos decidido centrarnos en la gestión de prioridades.
En primer lugar, con el fin de sacarle el máximo partido a las horas de trabajo, las personas expertas citan las siguientes recomendaciones:
- A primera hora de la mañana analizar la agenda y planificar el día. Tener claro los objetivos a perseguir y, en relación a ellos, establecer un listado de las tareas a desarrollar y priorizar las mismas. Además, en los casos en los que creamos que no contaremos con tiempo suficiente para desarrollar todo el trabajo, será muy importante delegar, en los casos que ésto sea posible.
- Una vez finalizado el día, tocará realizar una valoración del mismo para medir si hemos llegado a cumplir lo establecido y para poder planificar el siguiente día.
- En los casos en donde el listado de tareas a realizar sea amplio, será muy importante establecer prioridades y centrarnos al máximo en cada tarea, sin que la masa de cosas por hacer nos paralice y nos impida avanzar.
- Cada vez que surja una cita o trabajo concreto, coger la agenda y prever cuanto tiempo nos llevará dicha tarea para poder reservar dicho tiempo de realización. Anclarlo en la agenda será vital, es decir, establecer un plazo de realización nos hará ser mucho más productivos/as.
- No mezclar temas personales con profesionales. Salvo en casos urgentes, durante las horas de trabajo aparcar los asuntos personales.
- Antes de realizar una llamada o reunión, será necesario analizar la misma. Pensar en el objetivo que buscamos, temas a tratar y teniendo claro la información que necesitaremos recabar.
- La tecnología desde un punto de vista de herramienta facilitadora para trabajar. Abrir tan solo las herramientas o aplicaciones que necesitemos para trabajar nos ayudará a evitar caer en simples pasatiempos.
- No confiar en nuestra memoria. Apuntar todo dato relevante o función a realizar.
- Finalmente, ordenar el espacio de trabajo, garantizando un ambiente tranquilo y agradable (música tranquila, buen olor, orden…).
En segundo lugar, y sobre todo si trabajamos dentro de un equipo para tener en cuenta todos los aspectos globales y con el fin de ser productivos/as, el uso de diferentes herramientas digitales puede ser recomendable:
- Compartir una agenda en la nube. En todo momento y toda persona del equipo podrá crear un evento y compaginar sus horarios con el resto.
- Hacer uso de herramientas digitales basadas en el tan conocido sistema “Kanban”. Normalmente ofrecen la posibilidad de crear y gestionar listas. Gracias a ellas, se pueden recoger tareas semanales, organizar diferentes fases de un proyecto, conseguir comunicación interna con el equipo y compartir datos significativos visibles para toda la plantilla.
- Creación de diferentes bases de datos: datos de la clientela, facturación, proyectos, ingresos y gastos…
Por lo tanto, si quieres trabajas en algo que amas, pero a la vez quieres mantener unos estándares de productividad, además de centrarte en la actividad, el primer paso que debes tener en cuenta será medir y trabajar todas estas capacidades.
¡Mucha suerte, valiente!