La aplicación Microsoft Excel se puede usar como hoja de cálculo, o por otro lado, como base de datos para guardar registros. El programa que es tan usado en el día a día de muchas empresas, tiene varias funcionalidades avanzadas. Muchas veces el desconocimiento y la necesidad de sacar los trabajos adelante hace que nos conformemos con saber lo mínimo de esta aplicación.
Por tanto, en la entrada de hoy hablaremos sobre Microsoft Excel, sin olvidar que OpenOffice Calc también esta siendo muy utilizado en la actualidad. Ya que, es una realidad que cada vez más ayuntamientos u otras entidades públicas, utilizan herramientas de software libre que pueden sustituir a las herramientas habituales. De todas formas, en este aspecto podemos estar tranquilos/as ya que, las herramientas son parecidas y lo que podemos aprender para una herramienta lo podremos utilizar en la otra.
A la hora de aprender Excel, la clave del éxito se basará en dedicar tiempo a conocer la herramienta. El objetivo principal es saber realizar los trabajos en la mayor brevedad posible. Para ello, a parte de los conocimientos básicos, es vital conocer los conceptos que pasamos a explicar en la entrada de hoy.
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Tablas dinámicas
En muchas ocasiones nuestros datos de origen provienen de otras aplicaciones. En otras muchas ocasiones, vamos rellenando registro a registro nuestra hoja de Excel. En cualquiera de los casos, se hace complicado entender y ordenar bien la mayoría de los datos. Es por ello que Excel tiene la gran opción de crear tablas dinámicas. Tras seleccionar los datos de origen, podremos crear la tabla dinámica para poder optimizar el uso de los datos.
Filtros, subtotales, funciones, ordenar… en este tipo de tablas, se pueden mezclar diferentes conceptos de Excel. Si los datos de origen se cambian, podremos actualizar los datos de la tabla dinámica fácilmente para la consistencia de los datos.[/one_half_last]
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Subtotales
Es muy sencillo conseguir totales generales en Excel, se pueden usar las opciones de autosuma o suma. Pero puede pasar que queramos realizar una función por categorías, como por ejemplo vemos en la imagen, que se calcula el máximo por cada mes. En Excel existe una opción rápida y fácil para realizar funciones por diferentes agrupaciones de datos, esta opción se llama Subtotales.
Se puede agrupar por temas y sumar, realizar un promedio o contar por categoría. También se podrán calcular máximos y mínimos por grupos. [/one_half][one_half_last]
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Consolidar
La herramienta de consolidar permite la posibilidad de unir diferentes tablas de datos en una. No importa si los datos de origen están en libros o hojas diferentes, se trata de seleccionar todas para poder juntarlas. Excel, antes de consolidar, mirará si los datos coinciden o no, y si es así, realizará la función seleccionada a los datos.
Tal y como se puede observar en la imagen, puede ser muy interesante para unir datos de varios meses. [/one_half_last]