El mes de agosto puede ser adecuado para pensar en ideas nuevas y definir nuevas maneras de organización de cara al nuevo curso. Ya que, mientras el resto del mundo está en la playa, los centros de trabajos suelen estar tranquilos y sin muchas llamadas, llegando a ser la situación un tanto surrealista. Es por ello que ese momento en concreto puede ser adecuado para reunir a todo el equipo y dialogar sobre nuevas formas y herramientas de gestión. Aún así, seguramente no sabréis por donde empezar, así que hemos decidido ofreceros una serie de reflexiones y recomendaciones que hemos ido aprendiendo a lo largo de este tiempo que llevamos en activo.
¿Algún consejo para seleccionar la herramienta adecuada?
Tal y como os podéis imaginar, nuestra actividad trae consigo la modificación de los tiempos de realización y el tener que actuar de manera express en muchos de nuestros proyectos y es por ello que hemos tenido que aprender a adaptarnos a esos ritmos. Para ello, hemos probado diferentes herramientas de gestión e incluso a acudir a varios cursos de formación para intentar aprender más acerca del tema.
En uno de esos cursos de formación, nos hablaron de la metodología GTD (Getting Things Done). Según esta metodología, no es nada recomendable confiar en que nuestra memoria recordará todas las tareas que tenemos que llegar a realizar. Ya que está demostrado que nuestra mente no está preparada para recordar más de doce items, sin contar detalles de características y contextos específicos. Además, las emociones nos pueden llegar a jugar una mala pasada, llegando a recordar con mayor impacto las ideas o quehaceres que más nos han llegado a alterar, eliminando el resto de ideas que rondaban por nuestra cabeza, generando una gran pérdida de información.
En conclusión, no deberíamos confiar mucho en nuestra capacidad para recordad funciones a realizar y sería recomendable que en lugar de ello, anotásemos todo en un solo lugar, para la tranquilidad de nuestra memoria y el bien de nuestros compromisos.
Tomando como base esta metodología GTD, el mercado ha ido desarrollando muchas herramientas de gestión, teniendo a nuestro alcance muchas herramientas gratuítas y de pago en un solo clic.
¿Pero cómo optar por la herramienta adecuada?
Tras haber hecho uso de diferentes herramientas, hoy os queremos hablar de la herramienta Trello, la cual ha sido la más adecuada para nuestro equipo.
Sin lugar a dudas, si vuestra entidad o actividad se debe desarrollar de manera colaborativa, podemos decir que será una herramienta adecuada para coordinaros y comunicaros entre las personas que formáis el equipo de trabajo.
Este sistema basado en listas permite de manera intuitiva y en un primer vistazo la posibilidad de analizar todas las tareas a desarrollar, siendo una herramienta muy gráfica y fácil de utilizar.
La herramienta es muy flexible y, por tanto, cada cual puede llegar a organizarla de la manera que más le convenga, pudiendo llegar a compartir la estructura con el resto del equipo. Gracias a ello, se puede llegar a desarrollar un tablero con la organización de la semana (introduciendo en él tareas repetitivas de cada día y llegando a copiar ese tablero tantas veces como necesitemos), recoger funciones por proyecto y asignar persona responsable de cada tarea, clasificar el proyecto en diferentes fases…
Para haceros una idea, aquí os mostramos una posible estructura para recoger todas las funciones a realizar dentro de un proyecto:
Como se puede observar en la imagen, además de las funciones se pueden establecer vencimientos, adjuntar documentación, recoger opiniones acerca de un tema (gracias a un sistema de votación fácil y rápido), añadir más personas al equipo de trabajo…
Para finalizar, teniendo en cuenta que la herramienta se puede utilizar desde diferentes dispositivos, tenemos la ventaja extra de que desde cualquier lugar podemos hacer uso de ella. Por ejemplo, aun estando en una reunión, en cualquier momento podemos introducir directamente las tareas a realizar y asignar las mismas a la persona responsable, la cual verá la tarea de manera inmediata (evitando llamarle o enviarle un e-mail para comunicárselo. Esto simplifica y agiliza los canales de comunicación, llegando a simplificar el trabajo.
En definitiva, Trello es una herramienta para simplificar y optimizar nuestros procesos de trabajo.