¿Tienes la sensación de no haber realizado nada de provecho al finalizar el día? ¿Consideras que la procrastinación se apodera de ti? Si la respuesta es afirmativa, no te preocupes; estamos aquí para ayudarte.
Para ello, nos vamos a basar en el sistema GTD desarrollado por el experto en la materia David Allen en su libro «Getting Things Done».
Este sistema propone seguir cinco pasos para organizar mejor nuestro tiempo:
- Recopilar: propone almacenar en algún lugar o “cubo” externo a nuestra mente las tareas a desarrollar. Sería recomendable hacer uso de una herramienta digital para ello.
- Procesar: una vez recopiladas todas las tareas en el cubo, llegará el momento de procesar. Para ello, deberías hacerte esta pregunta:
- ¿La tarea requiere de alguna acción? SÍ
- Si la acción te llevará menos de dos minutos, pasa a la acción.
- Si no tienes tiempo y la puedes delegar, hazlo sin problema.
- Si necesita más tiempo, posponla y anótala.
- ¿La tarea requiere de alguna acción? NO
- Archívala si es importante.
- Deséchala si no es relevante.
- Si no guarda relación contigo, delega o enfócala hacía el departamento correspondiente.
- ¿La tarea requiere de alguna acción? SÍ
- Organizar: una vez analizadas las tareas, Allen propone archivar las tareas en una de estas carpetas:
- Acciones próximas: acciones a las que deberíamos de dar prioridad; es decir, las urgentes.
- Proyectos: deberíamos añadir tareas que requieren de muchas acciones.
- En espera: acciones delegadas o recordatorios de acciones que están a la espera de ser tramitadas por terceras personas.
- Algún día/quizás: objetivos o tareas futuras que no pueden realizarse de manera inmediata, pero que en un futuro podrían desarrollarse con éxito.
- Revisar: Allen subraya que el sistema no funcionará si no realizamos un seguimiento diario y una revisión semanal. Comprobar que vamos cumpliendo con lo establecido y evitar que se quede en el olvido. Respetar el orden y tener un mapa claro en nuestra mente en todo momento.
- Hacer: es importante no caer en el error de dedicar mucho esfuerzo y tiempo a la planificación, pero acabar olvidando la ejecución. Para ello, tendríamos que obligarnos a empezar por lo más urgente y evitar caer en la multitarea.
Como podrás imaginar, podríamos estar hablando largo y tendido sobre el sistema. Como último apunte, comentarte que quizás la herramienta Wunderlist pueda servirte de ayuda para gestionar las tareas siguiendo el sistema GTD.