Diotenez, abuztua hilabete egokia izaten da ideia berriak pentsatu eta hurrengo ikasturtera begira, lan antolaketa berri bat finkatzeko. Izan ere, gainontzekoak hondartzan dauden bitartean, bulegoa lasai eta dei askorik gabe egoten baita, surrealismo puntu batera iritsiz. Une hori aproposa izan daiteke lantaldea bildu eta hurrengo ikasturtera begira, kudeaketa modu eta tresna berrien inguruan eztabaidatu eta aukeraketa egoki bat egiteko. Dena den, akaso nondik hasi jakingo ez duzuenez, hona hemen gure esperientzian zehar izandako ikasketa prozesuaren ondorio eta aholkuak:
Tresna egokia topatzeko aholkurik bai?
Pentsa dezakezuen moduan, gure jardueraren ezaugarriak direla eta, epe motz eta aldakorretara egokitzen ikasi behar izan dugu denbora honetan. Bezeroaren beharrak asetu ahal izateko, moldagarriak izaten ikasi behar izan dugu, lan karga antolatzeko, kudeaketa tresna ezberdinak erabiltzera iritsiz eta gai honen inguruko ikastaro ezberdinetara gerturatuz.
Ikastaro horietako batean, GTD (Getting Things Done) metodologiaren inguruan hitz egin ziguten. Metodologia honen arabera, ez da batere gomendagarria gure garunak egin behar ditugun gauza guztiak gogoan izango dituenaren konfidantza izatea. Izan ere, nahiz eta memoria ona dugula pentsatu, epe motzean hamabi elementu baino gehiago gogoratzeko gaitasunik ez dugula kontutan eduki beharko genuke, elementu horien ezaugarri eta xehetasun guztiak kontutan hartu gabe. Gainera, emozioek garunean berebiziko garrantzia dute, inpaktu gehien sortzen diguten ideia edo berriek, besteei lekua kentzen baitiete, informazio galera ugari sortuz.
Ondorioz, ez genuke gure gogoratzeko gaitasunean konfidantza gehiegi izan behar eta egin beharreko guztia nonbait jasotzea garrantzitsua izan beharko litzateke, gure memoriaren lasaitasunerako eta gure konpromezuen onerako.
GTD metodologia oinarrian hartuz, merkatuak urteetan zehar hainbat kudeaketa tresna garatu ditu, gaur egun doako zein ordaindu beharreko kudeaketa tresna ugari existitzen direlarik.
Zein tresna aukeratu, baina?
Hainbat tresna erabili ostean, gure lantaldearentzat eraginkorrena izan den Trello tresnaren inguruan hitz egin nahi dizuegu.
Zalantzarik gabe, lan kolaboratiboak eginez gero, proiektuan parte hartuko duten pertsona guztien artean koordinatu eta erraz komunikatu ahal izateko, tresna aproposa izan daitekela esan genezake.
Zerrendaz osaturiko kudeaketa sistema honek, intuitiboki eta lehen begirada batez, egin beharreko lan guztiak aztertzeko aukera ematen digu, oso grafikoa eta erabilerraza izanik.
Tresna oso moldagarria da eta norberak nahi duen egitura emateko aukerak eskaintzen du, egitura beste kide batzuekin partekatzeko aukera emanez gainera. Horri esker, asteroko antolaketa erraz bat garatu daiteke (asteko egun ezberdinetan errepikakorrak diren eginkizunak txantiloi batean jasoz eta behar denetan kopia bat eginez), proiektu baten eginkizun eta arduradun ezberdinak zehaztu daitezke, fase ezberdinak sailkatu…
Ideia bat egiteko, hona hemen proiektu baten eginkizunak gogoratzeko egitura posible bat:
Irudiak argi erakusten duen moduan, eginkizunaz gain, epemugak zehaztu daitezke, dokumentuak erantsi, gai baten inguruko iritzia jaso daiteke (bozkaketa sistema erraza eta azkarra baitu), pertsona gehiago lantaldera txertatu…
Bukatzeko, ordenagailu zein bestelako euskarrietatik erabil daitekeenez, edozein momentutan erabiltzeko aukera dago. Honi esker, bilera batean egonda ere, adosturiko eginkizun eta konpromezu guztiak era azkar batean jaso daitezke eta lantaldeko beste pertsona bati egotzi, segituan pertsona horrek eginkizuna ikusteko aukera izango duelarik (berarekin komunikatzeko posta elektronikoa eta deiak ekidinez). Honek komunikazio bideak erraztu eta azkartu egiten ditu, lana sinpletuz.
Azken finean, lana optimizatzeko eta errazteko tresna egokia dugu Trello.